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Durch die professionelle Digitalisierung des Posteingangs und Rhenus Easy Mailbox
Die Digitalisierung der Poststelle ist entscheidend für einen effizienten Workflow in Ihrem Unternehmen. Täglich erreichen Unternehmen eine Vielzahl an wichtigen Schreiben, Rechnungen, Angeboten und Belegen, sowohl in physischer als auch digitaler Form.
Die zeitnahe Verarbeitung dieser Dokumente stellt insbesondere im Kontext von Remote-Work oder Home-Office eine wachsende Herausforderung dar.
Hier setzt die Easy Mailbox von Rhenus Mailroom Services als fortschrittliche Lösung für die digitale Poststelle an. Diese innovative Plattform ermöglicht eine präzise Verteilung, Priorisierung und Archivierung von Dokumenten. Durch die digitale Transformation der Poststelle werden nicht nur Zeit und Kosten eingespart, sondern auch die Gesamtproduktivität des Unternehmens gesteigert, indem physische Dokumente auf ein Minimum reduziert werden. Gestalten Sie die neue Arbeitswelt mit: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern jederzeit und überall den digitalen Zugriff auf die Postsendungen – auch im Homeoffice. Rhenus ist Ihr verlässlicher Partner und unterstützt Sie bei der Umsetzung der digitalen Poststelle.
Bei der Easy Mailbox müssen wir zunächst zwischen dem bereits digitalisierten Posteingang, wie E-Mail oder Website-Formulare und der physischen Post unterscheiden.
Bei den Inhalten mit digitalem Eingang werden die Dokumente direkt in die Rhenus Cloud hochgeladen. Die Rhenus Cloud ist eine zertifizierte und datenschutzkonforme Cloud, mit eigenem Rechenzentrum in Deutschland. Von der Cloud wird der Inhalt an den Empfänger und zusätzlich in das ERP oder CRM des Kunden weitergeleitet.
Der Vorgang bei der physischen Post sieht wie folgt aus: Zunächst wird die Post sortiert. Ob dies beim Kunden oder in einem unserer Standorte stattfindet, entscheiden Sie selbst. Nach der Sortierung und Dokumentation, wie Eingangsstempel, Barcode inkl. Dokumenten-ID, wird die Eingangspost digitalisiert. Anschließend wird Ihre physische Post in ein Rhenus Sicherheitsarchiv eingelagert, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erreicht ist oder bei nicht aufzubewahrenden physischen Unterlagen direkt die Vernichtung veranlasst.
Zudem werden die digitalisierten Briefe ebenfalls in die Rhenus Cloud hochgeladen und an den Empfänger und dem Kunden ERP / CRM weitergeleitet.
Post, bei der keine Digitalisierung erfolgt, wird an den Rhenus Service Point weitergeleitet und geht von dort weiter an die Empfänger.
Aufwand der Postverarbeitung
Sollten Sie in Ihrem Unternehmen auch viel Zeit und Ressourcen für die Bearbeitung, das Sortieren und eigenständige einscannen sowie verteilen der Post benötigen, wäre die digitale Poststelle eine optimale Lösung, um Ressourcen zu sparen.
Umweltbewusstsein
Auch der Umweltaspekt darf nicht außer Acht gelassen werden. Papierlose Büros tragen zu dem Schutz der Umwelt bei. Mit einem digitalen Posteingang können Sie CO2 sparen und somit Ihre eigene Klimabilanz verbessern.
Viele nationale oder internationale Standorte
Wenn Ihr Unternehmen deutschland- oder sogar weltweit vertreten ist, ist der digitale Posteingang eine gute Methode. Ihre Mitarbeitenden können jederzeit und von überall auf Ihre Daten und Dokumente zugreifen. Dokumente müssen nicht endlos hin und her geschickt werden, sondern sind zentral für jeden verfügbar.
Ihre Vorteile mit der digitalen Poststelle
Unsere digitale Poststelle implementiert erstklassige Sicherheitsstandards, einschließlich verschlüsselter Übertragungen und Zugriffskontrollen, um die Vertraulichkeit Ihrer Informationen zu gewährleisten.
Ja, die digitale Poststelle der Rhenus Mailroom Services kann problemlos in bestehende Unternehmenssysteme integriert werden. Dadurch schaffen wir einen reibungslosen Informationsfluss.
Wir bieten Schulungen und Support, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden mit der digitalen Poststelle vertraut sind. Zudem stehen klare Anleitungen und eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verfügung.
Dann kontaktieren Sie uns!
info.ros@rhenus.com 0800-1004659