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Wir betreiben für Sie Ihre Poststelle und übernehmen Ihr Poststellenmanagement. Unsere ganzheitlichen und individuell angepassten Inhouse-Services über ein flächendeckendes Standortnetz im Bundesgebiet ermöglichen Ihnen zu jeder Zeit die notwendigen Personalressourcen. Unser Angebot, Sie zu unterstützen, ist vielseitig: Vom Poststellen-Outsourcing über Tourenlogistik bis hin zu Value-Added Services, erstreckt sich unser umfangreiches Dienstleistungsportfolio.
Ihre Poststelle hat eine Schlüsselfunktion für die Abläufe in der gesamten Unternehmensorganisation. Sie entscheidet über Qualität und Geschwindigkeit des internen und externen Informationsflusses. In Unternehmen verantwortet die Poststelle nicht selten Budgets in Millionenhöhe.
Das sind gute Gründe, Strukturen und Abläufe im Sinne des demografischen Wandels und technologischen Fortschritts zu durchleuchten und alternative Lösungen zu erarbeiten. Rhenus Mailroom Services hat sich auf die Übernahme und die Umsetzung von Poststellendienstleistungen spezialisiert und bietet Poststellenmanagement als physische und digitale Lösung an, die Kosten einspart, die Dienstleistungsqualität verbessert und die Versorgungssicherheit gewährleistet.
Die Thematik zur Erkennung von gefährlichen Postsendungen wird immer präsenter. Als Rhenus Mailroom Services können wir gemeinsam mit Ihnen eine Sicherstellung zur Erkennung solcher Bedrohungen frühzeitig einführen und entsprechende Gegenmaßnahmen implementieren. Fachlich geschulte Mitarbeitende, Eskalationskonzepte sowie Röntgengeräte auf höchsten Qualitätsstandards helfen Ihnen, solche Gefahren grundsätzlich für Ihr Unternehmen auszuschließen. Setzen Sie dabei auf die Kompetenz eines erfahrenen Partners.
Die Poststelle ist der Ein- und Ausgangskanal von wichtigen Informationen im Unternehmen. Oftmals werden die Prozesse jedoch unterschätzt und der Bereich der Poststelle vernachlässigt. Dabei ist ein optimiertes Poststellenmanagement wichtig, auch für die Servicequalität oder das Kundenerlebnis. Eine Optimierung kann durch Outsourcing einer Poststelle erfolgen. Vorerst gilt es jedoch zu klären, welche Art des Poststellenmanagements für Unternehmen das Beste ist.
Poststelle auslagern - So funktioniert's
Entscheiden sich Unternehmen für eine externe physische Poststelle, wird diese ausgelagert. Die Poststelle wird fortan nicht mehr intern im Unternehmen betrieben. Dies spart Personal- und Platzressourcen. Die Poststelle wird an einen externen Standort outgesourct oder Inhouse von einem Dienstleister wie der Rhenus Mailroom Services übernommen. Das Management wird ab dem Moment von unseren Mitarbeitenden professionell übernommen.
Bei der externen physischen Poststelle verwalten wir den Poststellenbetrieb von einem externen Standort aus. Eine Auslagerung Ihre Poststelle erfolgt. Von hier aus können zentralisiert mehrere Bürostandorte mit unserem Postellen-Service unterstützt werden. In den letzten Jahren hat das Arbeiten im Home-Office deutlich zugenommen, was für viele Unternehmen das Poststellenmanagement erschwert hat. Auch hier kann der Betrieb einer externen Poststelle unterstützen. Durch das Outsourcing der Poststelle wird ein dauerafter Betrieb gewährleistet.
Das Poststellenmanagement wird von uns professionalisiert und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt. Dazu können Sie Ihren Flächenbedarf für eine Poststelle in Ihrem Unternehmen deutlich verringern und den Platz anderweitig nutzen.
Bei einer Poststelle vor Ort verwalten wir den Poststellenbetrieb bei Ihnen im Unternehmen. Mit unseren Personalressourcen betreiben und optimieren wir Ihre interne Poststelle. Wir übernehmen die Postverteilung in Ihrem Betrieb und kümmern uns um ein individuelles Poststellenmanagement, welches auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist.
Bei diesem Prozess müssen Sie Ihre Post nicht auslagern. Alle Prozesse des Poststellenmanagements bleiben bei Ihnen intern und werden von uns professionell verwaltet – und das Tag für Tag.
Outsourcing von On-site-/Off-site-Poststellen
Individuell maßgeschneiderte Konzeption nach Ihren Bedürfnissen
Post-, Paketlogistik und Tourenlogistik (Postabholung, Botenfahrten und Kurierlogistik, Postverteilung interner und externer Standorte)
Röntgen und Screening der Eingangspost zur Erkennung von verdächtigen und gefährlichen Sendungen
Sendungseingang und Sendungsausgang inkl. Sendungsverfolgung (E-Tracking)
Service-Point und SB-Poststellen-Konzepte (Zentralisierung der Postabholung, Zustellung und weiterer Services)
Prozessanbindung von Inhouse-Paketstationen
Übernahme und Stellung des Poststelleninventars und Maschinenparks
Abrechnung aller Kosten über Rhenus nach Kundenwunsch
Value-Added Services (Digitalisierung, Erfassungstätigkeiten, Warenannahme, On-site-Archiv, Hausmeistertätigkeiten, Kopierpapierverteilung, First-Level-Drucker-Support und vieles mehr)
Manuelle und maschinelle Kuvertierung und Frankierung
Wird eine Poststelle ausgelagert, wird sie nicht mehr im Unternehmen selbst betrieben, sondern outgesourct. Das hat den Vorteil, dass mehrere Poststellen an einem Standort betrieben werden können. Außerdem ist eine dauerhafte Bearbeitung gewährleistet. Im Unternehmen selbst werden Flächen-Kapazitäten frei, die anderweitig genutzt werden können.
Bei einer physischen Poststelle vor Ort (On-Site) wird der Betrieb der Poststelle im Unternehmen direkt gewährleistet, wird aber dennoch von einem Dienstleister vor Ort betrieben – die Post muss also nicht ausgelagert werden. Anders ist es bei der physischen Poststelle Off-Site, hier wird das Poststellenmanagement ausgelagert und an einem externen Standort vom Dienstleister verwaltet.
Zuerst einmal muss ein Unternehmen entscheiden, ob es die eigene Poststelle auslagern, oder lieber Inhouse betreuen lassen möchte. Auf der Grundlage wird dann entschieden, welches Modell sich besser für ein Unternehmen eignet.
Rhenus übernimmt für Sie die Betreuung Ihrer kompletten Poststelle. Damit gewährleisten Sie, dass die Poststelle dauerhaft bearbeitet wird.
Auf Wunsch können wir auch nur bestimmte Prozesse innerhalb des Poststellenmanagements für Sie übernehmen.
