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Digitale Poststelle

Durch die professionelle Digitalisierung des Posteingangs und Rhenus Easy Mailbox

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Wir digitalisieren Ihren Posteingang

Es wird zwischen dem bereits digitalisierten Posteingang, wie E-Mail oder Website-Formulare und der physischen Post unterschieden.

Bei den Inhalten mit digitalem Eingang werden die Dokumente direkt in die Rhenus Cloud hochgeladen. Die Rhenus Cloud ist eine zertifizierte und datenschutzkonforme Cloud, mit eigenem Rechenzentrum in Deutschland. Von der Cloud wird der Inhalt an den Empfänger und zusätzlich in das ERP oder CRM des Kunden weitergeleitet.

Der Vorgang bei der physischen Post sieht wie folgt aus: 

  1. Zunächst wird die Post sortiert. Ob dies beim Kunden oder in einem unserer Standorte stattfindet, entscheiden Sie selbst. 
  2. Nach der Sortierung und Dokumentation, wie Eingangsstempel, Barcode inkl. Dokumenten-ID, wird die Eingangspost digitalisiert. 
  3. Anschließend wird Ihre physische Post in ein Rhenus Sicherheitsarchiv eingelagert, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erreicht ist oder bei nicht aufzubewahrenden physischen Unterlagen direkt die Vernichtung veranlasst.

Zudem werden die digitalisierten Briefe ebenfalls in die Rhenus Cloud hochgeladen und an den Empfänger und dem Kunden ERP / CRM weitergeleitet. Post, bei der keine Digitalisierung erfolgt, wird an den Rhenus Service Point weitergeleitet und geht von dort weiter an die Empfänger.

 

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DIE DIGITALE POSTSTELLE MIT RHENUS EASY MAILBOX

Die Digitalisierung der Poststelle ist entscheidend für einen effizienten Workflow in Ihrem Unternehmen. Täglich erreichen Unternehmen eine Vielzahl an wichtigen Schreiben, Rechnungen, Angeboten und Belegen, sowohl in physischer als auch digitaler Form.
Die zeitnahe Verarbeitung dieser Dokumente stellt insbesondere im Kontext von Remote-Work oder Home-Office eine wachsende Herausforderung dar.

Hier setzt die Easy Mailbox von Rhenus Mailroom Services als fortschrittliche Lösung für die digitale Poststelle an. Diese innovative Plattform ermöglicht eine präzise Verteilung, Priorisierung und Archivierung von Dokumenten. Durch die digitale Transformation der Poststelle werden nicht nur Zeit und Kosten eingespart, sondern auch die Gesamtproduktivität des Unternehmens gesteigert, indem physische Dokumente auf ein Minimum reduziert werden. Gestalten Sie die neue Arbeitswelt mit: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern jederzeit und überall den digitalen Zugriff auf die Postsendungen – auch im Homeoffice. Rhenus ist Ihr verlässlicher Partner und unterstützt Sie bei der Umsetzung der digitalen Poststelle.

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Wir stellen Videos über YouTube bereit. Durch das Abspielen des Videos stimmen Sie dem Einsatz funktioneller Cookies sowie der Datenverarbeitung durch YouTube zu.

Ihre Vorteile mit der digitalen Poststelle

  • Digitale Prozesse mit Rhenus Easy Mailbox
    Wir treiben Ihre Digitalisierung voran! Nutzen Sie die Vorteile einer digitalen Poststelle - Zugriff für jeden Mitarbeitenden ortsunabhängig von überall.
  • Einfache Implementierung und Zukunftssicherheit
    Profitieren Sie von State-of-the-Art-Technologien mit KI-basierter Verarbeitung Ihrer Daten in der Rhenus-eigenen Cloud. Es bestehen keine Installationsaufwände auf Kundenseite.
  • Prozesssicherheit
    Verfolgen Sie jeden Schritt der digitalen Postverarbeitung über Ihr Dashboard. 100 Prozent Nachvollziehbarkeit und Transparenz Ihrer digitalen Poststelle!
  • Prozessoptimierung und Kostenersparnis
    Mit der Rhenus Easy Mailbox schöpfen wir Ihr Potenzial aus: Mit Reduktion der operativen Fixkosten um bis zu 30 Prozent durch Senkung der Transaktions- und Logistikkosten. 
  • 100 % DSGVO-konform
    Ihre Daten beleiben in Deutschland! Unsere Software wird in unserem selbstbetriebenen Rechenzentrum gehostet - Zertifizierungen nach DIN ISO 27001.
  • Nachhaltigkeit durch CO2-Einsparung
    Wir unterstützen Sie mit unseren nachhaltigen Prozessen bei der Verringerung Ihrer Klimabilanz.

Sie haben Fragen zu Ihrer Poststellendigitalisierung?

Dann kontaktieren Sie uns!

info.ros@rhenus.com 0800-1004659

Fragen und Antworten zur digitalen Poststelle

Unsere digitale Poststelle implementiert erstklassige Sicherheitsstandards, einschließlich verschlüsselter Übertragungen und Zugriffskontrollen, um die Vertraulichkeit Ihrer Informationen zu gewährleisten.

Ja, die digitale Poststelle der Rhenus Mailroom Services kann problemlos in bestehende Unternehmenssysteme integriert werden. Dadurch schaffen wir einen reibungslosen Informationsfluss.

Wir bieten Schulungen und Support, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden mit der digitalen Poststelle vertraut sind. Zudem stehen klare Anleitungen und eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verfügung.