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Durch die professionelle Digitalisierung des Posteingangs und Rhenus Easy Mailbox
Ein digitaler Posteingang ist entscheidend für einen effizienten Workflow in Ihrem Unternehmen. Täglich erreichen Unternehmen eine Vielzahl an wichtigen Schreiben, Rechnungen, Angeboten und Belegen, sowohl in physischer als auch digitaler Form.
Die zeitnahe Verarbeitung dieser Dokumente stellt insbesondere im Kontext von Remote-Work oder Homeoffice eine wachsende Herausforderung dar.
Das Hauptaugenmerk der Rhenus Easy Mailbox liegt auf der Verarbeitung Ihres täglichen Posteingangs. Neben der physischen Post binden wir bei Bedarf auch den digitalen Posteingang – beispielsweise aus E-Mail-Postfächern oder Website-Formularen – nahtlos mit ein.
Hier setzt die Rhenus Easy Mailbox von Rhenus Mailroom Services als fortschrittliche Lösung für die digitale Poststelle an. Diese innovative Plattform ermöglicht eine präzise Verteilung, Priorisierung und Archivierung von Dokumenten. Durch die digitale Transformation der Poststelle werden nicht nur Zeit und Kosten eingespart, sondern auch die Gesamtproduktivität des Unternehmens gesteigert, indem physische Dokumente auf ein Minimum reduziert werden.
Entscheiden Sie sich für die Zukunft der Geschäftskommunikation – mit dem digitalen Posteingang von Rhenus Mailroom Services, Ihrer zuverlässigen Lösung für eine effiziente Verwaltung des digitalen Posteingangs.
Bei der Easy Mailbox müssen wir zunächst zwischen dem bereits digitalisierten Posteingang, wie E-Mail oder Website-Formulare und der physischen Post unterscheiden.
Bei einem digitalen Posteingang werden die Dokumente direkt in die Rhenus Cloud hochgeladen. Die Rhenus Cloud ist eine zertifizierte und datenschutzkonforme Cloud, mit eigenem Rechenzentrum in Deutschland. Von der Cloud wird der Inhalt an den Empfänger und zusätzlich in das ERP oder CRM des Kunden weitergeleitet.
Der Vorgang bei der physischen Post sieht wie folgt aus: Zunächst wird die Post sortiert. Ob dies beim Kunden oder in einem unserer Standorte stattfindet, entscheiden Sie selbst. Nach der Sortierung und Dokumentation, wie Eingangsstempel, Barcode inkl. Dokumenten-ID, wird die Eingangspost digitalisiert. Anschließend wird Ihre physische Post in ein Rhenus Sicherheitsarchiv eingelagert, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erreicht ist oder bei nicht aufzubewahrenden physischen Unterlagen direkt die Vernichtung veranlasst.
Zudem werden die digitalisierten Briefe ebenfalls in die Rhenus Cloud hochgeladen und an den Empfänger und dem Kunden ERP / CRM weitergeleitet.
Post, welche nicht digitalisiert wird, wird an den Rhenus Service Point weitergeleitet und geht von dort weiter an den Empfänger.
Das Arbeiten im Homeoffice hat unser Arbeitsleben nachhaltig verändert. Die Anforderungen an die Poststelle sind seitdem gestiegen. Dank der Rhenus Easy Mailbox lässt sich der Posteingang digitalisieren und flexibler nutzen.
Mit unserem digitalen Posteingang schaffen Sie nicht nur Transparenz, sondern auch klare Strukturen im Arbeitsalltag. Alle eingehenden Informationen werden systematisch erfasst, digital aufbereitet und strukturiert zur Verfügung gestellt. Dadurch lassen sich Zuständigkeiten eindeutig zuweisen, Bearbeitungsprozesse vereinfachen und Durchlaufzeiten deutlich verkürzen. Ebenfalls können Erinnerungen generiert werden, wenn die Post nicht bearbeitet wurde.
Jeder Mitarbeitende erhält ein persönliches Postfach mit vollem Zugriff auf seinen digitalen Posteingang. Je nach Berechtigungslevel und Konfiguration können direkt aus dem Postfach verschiedene Prozesse angestoßen werden – etwa das Weiterleiten oder Verschieben von Post, das Anfordern von Originalen oder das Einleiten von Klärfällen. Darüber hinaus besteht, bei entsprechender Berechtigung, auch Zugriff auf gemeinsame Abteilungspostfächer. So wird teamübergreifendes Arbeiten effizient unterstützt und Briefe können zu jeder Zeit und an jedem Ort intelligent bearbeitet werden.
Eine strikte Mandantentrennung sorgt zusätzlich für Sicherheit bei der Verarbeitung sensibler Daten und ermöglicht individuelle Konfigurationen auf Kundenebene. Über Aktionsbuttons können Mitarbeitende direkt auf Funktionen zugreifen, um Prozesse zu bearbeiten, die sie selbst ausgelöst oder beauftragt haben.
Profitieren Sie von einer modernen Lösung, die Ihre Kommunikation auf das nächste Level hebt: effizient und datenschutzkonform. Gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag nachhaltig digital – mit klaren Verantwortlichkeiten, schnellen Zugriffen und messbarem Mehrwert.
| Leistung / Merkmal | Rhenus Easy Mailbox | Rhenus Easy Mailbox PRO |
|---|---|---|
| Postabholung beim Postamt | Option | Option |
| Digitaler Posteingang Fax | Option | Option |
| Digitaler Posteingang INFO@... | Option | Option |
| Digitaler Posteingang WEBSITE | Option | Option |
| Aussortierung Black List | Enthalten (1 Kriterium) | Enthalten (5 Kriterien) |
| Digitalisierung der Eingangspost | Enthalten | Enthalten |
| OCR-Texterkennung | Enthalten | Enthalten |
| Extraktion von Daten | Option | Enthalten (2 Kriterien) |
| Klassifizierung der Daten | Option | Enthalten (2 Kriterien) |
| Zustellung per Mail | Enthalten (2 Kriterien) | Enthalten (5 Kriterien) |
| Zustellung per SFTP | Enthalten (1 Kriterium) | Enthalten (5 Kriterien) |
| Zustellung an ERP / CRM System | Option | Option |
| Zustellung Originale | Option | Option |
| Inhouse Verteilung Originale | Option | Option |
| Onlinezugang zur Plattform | – | Enthalten |
| Benutzer auf Plattform | – | Enthalten (10 Benutzer) |
| Originale direkt über Plattform anfordern | – | Enthalten |
| Urlaubsvertretung für Posteingang | – | Enthalten |
| Dokumente intern weiterleiten | – | Enthalten |
| Posteingang nach Zwischenlagerung vernichten | Rhenus Data Office | Rhenus Data Office |
| Posteingang nach Zwischenlagerung lagern | Rhenus Archiv Services | Rhenus Archiv Services |
Auch bei Abwesenheit einzelner Mitarbenden ist die Bearbeitung eingehender Post lückenlos gewährleistet.
Der Überblick wird dauerhaft gewährleistet, indem jeder Bearbeitungsschritt systemseitig erfasst wird du somit jederzeit einsehbar ist.
Mit wenigen Klicks kann die eingehende Post an zuständige Abteilungen oder Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet werden.
Maximale Transparenz wird gewährleistet, indem alle Aktionen und Zugriffe chronologisch dokumentiert und problemlos zurückverfolgt werden können.
Falsch zugestellte Dokumente gehen an Rhenus zurück, werden korrekt zugeordnet und künftig nicht mehr an den falschen Empfänger gesendet.
Falls erforderlich, kann das Originaldokument gezielt angefordert werdet.
Relevante Post kann aus gemeinsamen Ablagen in das eigene Postfach zu übernehmen. So lassen sich individuelle Arbeitsweisen bilden.
Zuallererst holen wir die Tagespost am Postamt ab beziehungsweise lassen diese an unserem Scanstandort zustellen. Der Standort für die Verarbeitung der Post kann bei Ihnen vor Ort im Unternehmen sein oder an einem unserer Scanstandorte in Deutschland. Nachdem wir die Post übernommen haben wir diese im ersten Schritt gegen eine Blacklist aussortiert. In der Blacklist ist z.B. definiert das Werbepost, Zeitschriften oder ganz wichtig einzelne Empfänger, wie die Geschäftsleitung, oder bestimmte Abteilungen, wie z.B. Personalabteilung, nicht geöffnet werden und direkt zugestellt wird.
Post die geöffnet und gescannt werden soll erhält eine eindeutige Markierung z.B. über einen QR-Code, um diese zu jedem späteren Zeitpunkt nachverfolgen zu können oder im Original anfordern zu können. Ergänzend kann ein Posteingangsstempel aufgebracht werden
Im nächsten Schritt wird in der gewünschten Auflösung und Farbtiefe gescannt und die Scans werden zur weiteren Verarbeitung in der zertifizierten Rhenus Cloud weiterverarbeitet. Von hier aus können die Briefe an ein E-Mail-Postfach gesendet werden oder optional auch an ein ERP-System.
Als Zusatzservice können benötigte Daten aus den Briefen ausgelesen werden. Dies kann eine Adresse, Abteilung, Rechnungsnummer, Fallnummer und vieles mehr sein. Das Auslesen der Daten kann manuell, automatisch oder mittels künstlicher Intelligenz (KI) erfolgen. Diese ergänzenden Informationen können neben dem PDF als Datei mitgeliefert und direkt von ihren Systemen verarbeiten werden.
Neben der physischen Post können auch digitale Post-Eingänge, wie z.B. Info-Postfächer oder Faxe parallel verarbeitet werden. Die vollumfängliche Lösung bietet sich insbesondere an, wenn Daten aus den Dokumenten extrahiert werden oder in der innovativen Cloud Lösung der Rhenus Easy Mailbox zur Verfügung gestellt werden.
Aufwand der Postbearbeitung
Benötigen Sie in Ihrem Unternehmen auch viel Zeit und wichtige Ressourcen für die Bearbeitung, das Sortieren und eigenständige einscannen sowie verteilen der Post, ist die digitale Poststelle eine optimale Lösung, um Ressourcen zu sparen.
Umweltbewusstsein
Auch der Umweltaspekt darf nicht außer Acht gelassen werden. Papierlose Büros tragen zu dem Schutz der Umwelt bei. Mit einem digitalen Posteingang können Sie CO2 sparen und somit Ihre eigene Klimabilanz verbessern.
Viele nationale oder internationale Standorte
Wenn Ihr Unternehmen deutschland- oder sogar weltweit vertreten ist, ist der digitale Posteingang eine gute Methode. Ihre Mitarbeitenden können jederzeit und von überall auf Ihre Daten und Dokumente zugreifen. Dokumente müssen nicht endlos hin und her geschickt werden, sondern sind zentral für jeden verfügbar.
Dann kontaktieren Sie uns!
Zum KontaktformularUnsere digitale Poststelle implementiert erstklassige Sicherheitsstandards, einschließlich verschlüsselter Übertragungen und Zugriffskontrollen, um die Vertraulichkeit Ihrer Informationen zu gewährleisten und die digitale Posteingangsverwaltung zu erleichtern.
Ja, die digitale Poststelle der Rhenus Mailroom Services kann problemlos in bestehende Unternehmenssysteme integriert werden. Dadurch schaffen wir einen reibungslosen Informationsfluss.
Wir bieten Schulungen und Support, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden mit der Verwaltung des digitalen Posteingangs vertraut sind. Zudem stehen klare Anleitungen und eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verfügung.
